Dia 2 — Revisão dos Cadastros Essenciais: produtos, serviços, clientes e fornecedores
A preparação para o Ano-Teste da Reforma Tributária exige um ponto que é, ao mesmo tempo, simples e crítico: os cadastros essenciais da empresa.
Se os cadastros não estiverem corretos agora, todo o restante do ano-teste (testes de documentos fiscais, simulações, conferência de dados, rotinas operacionais) vai ser feito em cima de informações imprecisas. E isso compromete o objetivo do período.
Por isso, a segunda ação da nossa série é:
Revisar os cadastros essenciais de produtos, serviços, clientes e fornecedores.
Por que isso importa em 2026?
Porque o ano-teste é o momento de corrigir a base de dados, e não de descobrir inconsistências no meio da operação.
Cadastros incorretos geram:
- documentos inconsistentes,
- erros operacionais,
- testes inválidos,
- divergência entre áreas (fiscal, compras, vendas, TI),
- regras de tratamento fiscal aplicadas de forma errada.
2026 exige qualidade cadastral, não perfeição jurídica — e é essa base que vai permitir testar o sistema novo sem impacto financeiro.
O que revisar agora
1. Produtos e serviços
- Descrição clara e funcional
- Unidade de medida correta
- Vinculação coerente com o uso real
- Grau de detalhamento suficiente para identificar a operação
- Atualização de itens obsoletos ou duplicados
O foco é garantir coerência operacional para usar nos testes dos novos documentos fiscais.
A importância da NCM para o Ano-Teste
A NCM é a classificação oficial de produtos no Brasil.
Ela identifica mercadorias, define sua natureza física e orienta o tratamento fiscal utilizado hoje na NF-e.
Por isso, no ano-teste, a NCM continua essencial para:
- sustentar os parâmetros atuais do ERP,
- garantir consistência entre documentos antigos e os novos,
- evitar divergências na emissão e recepção,
- dar base para simulações e testes comparativos,
- manter coerência nos fluxos de compras e vendas.
A NCM não muda e deve estar correta, porque qualquer erro de classificação pode significar pagamento a maior ou a menor de imposto.
A importância da NBS na lógica da Reforma
A NBS é a classificação oficial de serviços, criada para detalhar e padronizar a atividade prestada de maneira mais específica do que os códigos da LC 116.
Ela:
- define o tipo exato de serviço,
- descreve a natureza econômica da operação,
- organiza o tratamento fiscal dos serviços,
- e será fundamental para estruturar a lógica dos novos documentos fiscais do IBS e da CBS.
Ou seja:
NCM classifica produtos.
NBS classifica serviços.
No contexto da Reforma, a NBS se torna ainda mais relevante porque ela representa a base técnica para identificação do serviço dentro dos novos modelos documentais e ajudará na transição entre os sistemas.
2. Clientes
- Razão social e CNPJ validados
- Endereço atualizado
- Indicativo de contribuinte/consumidor final
- Modalidade de operação predominante
- Formas de entrega e faturamento
Esses dados influenciam diretamente o processo de emissão e recepção de documentos em 2026.
3. Fornecedores
- CNPJ e dados básicos atualizados
- Regime Tributário (esse é um dos mais importantes)
- Tipos de operação (produto, serviço, industrialização, locação etc.)
- Indicativo de emissão própria
- Histórico de inconsistências documentais
Fornecedores mal cadastrados = documentos incorretos entrando já em janeiro de 2026.
A lógica da Ação 02
A ideia não é revisar “tudo” de forma exaustiva, mas sim corrigir o essencial para que o ano-teste rode sem ruídos:
- nomes
- categorias
- finalidades
- dados básicos
- duplicidades
- itens obsoletos
- informações incoerentes com a operação real
Isso evita retrabalho e libera o time para se concentrar nos testes dos novos fluxos.
