Depois de revisar contratos, faturamento e responsabilidades, um ponto costuma concentrar erro operacional, retrabalho e divergência fiscal: as devoluções.
A Ação 21 trata de estruturar um fluxo mínimo de devoluções, alinhado com a convivência entre o sistema atual (ICMS, ISS, PIS, COFINS) e o novo sistema (IBS e CBS), garantindo coerência documental e rastreabilidade no ano-teste de 2026.
1. Por que devolução vira ponto crítico na Reforma Tributária
Devolução não é apenas “nota de retorno”.
Ela é um evento que conecta três momentos:
- a operação original (saída),
- o retorno físico ou jurídico,
- os efeitos tributários e documentais.
No ano-teste:
- erros não geram rejeição automática,
- a convivência dos sistemas exige consistência,
- divergências se acumulam silenciosamente,
- e o RTC passa a registrar o histórico da operação.
Sem fluxo definido, a devolução quebra a lógica do teste.
2. O que entra no conceito de devolução para a Ação 21
A Ação 21 deve abranger, no mínimo:
- devolução de mercadorias por cliente,
- retorno por erro de faturamento,
- desfazimento de negócio,
- devoluções parciais,
- devolução de bonificações,
- retorno de mercadorias enviadas para demonstração,
- ajustes decorrentes de cancelamento fora do prazo,
- devoluções em operações intragrupo.
Cada uma dessas situações exige tratamento documental específico.
Devoluções em 2026 de mercadorias fornecidas em 2025
No ano-teste, é essencial observar que devoluções realizadas em 2026 de mercadorias cuja operação de saída ocorreu em 2025 devem espelhar o tratamento documental da operação original. Assim, se a nota fiscal emitida em 2025 não continha destaque de IBS e CBS, por se tratar de período anterior ao início do ano-teste, a nota fiscal de devolução emitida em 2026 também não deverá conter o destaque desses tributos. A devolução, nesse caso, não inaugura nova incidência, mas apenas reverte os efeitos da operação original, preservando a coerência documental e evitando leituras indevidas no sistema.
O descasamento entre a nota de saída e a nota de devolução, com inclusão indevida de IBS e CBS, compromete a rastreabilidade da operação e distorce os testes do novo modelo tributário.
3. O principal risco: tratar devolução como exceção informal
Um erro comum é resolver devoluções:
- fora do ERP,
- sem padronização,
- com decisões caso a caso,
- sem vínculo claro com a operação original.
No ano-teste, isso gera:
- perda de rastreabilidade,
- documentos inconsistentes,
- distorção de bases de cálculo,
- erro na leitura de créditos e débitos,
- dificuldade de correção futura.
4. O que é um “fluxo mínimo” de devoluções
Fluxo mínimo não é burocracia excessiva.
É clareza operacional.
Ele deve responder objetivamente:
- quando a devolução exige documento fiscal?
- quem solicita e quem autoriza?
- qual documento referencia a operação original?
- como o ERP registra a devolução?
- quais tributos são ajustados?
- há reflexo no sistema atual e no novo?
- quem valida fiscalmente?
Sem essas respostas, o processo fica vulnerável.
5. Atenção à convivência dos sistemas
Em 2026, a devolução pode impactar:
- ICMS ou ISS da operação original,
- PIS e COFINS,
- e, simultaneamente, o destaque e a leitura de IBS e CBS.
O fluxo precisa garantir que:
- a devolução “converse” com os dois sistemas,
- não haja duplicidade ou omissão de efeito,
- o documento reflita corretamente o desfazimento.
Isso é essencial para testes confiáveis.
6. Relação com contratos e faturamento
A Ação 21 se conecta diretamente com:
- Ação 20 — contratos e responsabilidades,
- Ação 16 — controle de documentos pendentes,
- Ação 18 — painel do ano-teste.
Se o contrato não prevê como devolver,
o fiscal resolve “no improviso”.
Objetivo real da Ação 21
A Ação 21 existe para:
- garantir coerência entre saída e retorno,
- preservar a rastreabilidade documental,
- reduzir erros recorrentes,
- evitar distorções nos testes do novo sistema,
- preparar a empresa para 2027.
Resultado esperado
Ao final dessa etapa, a empresa deve ter:
- fluxo claro de devoluções,
- responsáveis definidos,
- documentação padronizada,
- menos retrabalho,
- testes mais confiáveis.
Na Reforma Tributária, devolução não é detalhe operacional. É parte da lógica do sistema.
