Depois de revisar operações, contratos, partes relacionadas e fluxos documentais, existe um ponto silencioso que costuma comprometer todo o esforço de preparação: a base de dados inflada e desorganizada.
A Ação 23 trata de algo menos “glamouroso”, mas absolutamente decisivo para 2026: limpar cadastros obsoletos e racionalizar a base de dados do ERP, para que os testes do IBS e da CBS não sejam contaminados por informações que não representam mais a operação real da empresa.
1. Por que a limpeza de cadastros é estratégica no ano-teste
No ano-teste, o sistema:
- aprende com os dados utilizados,
- replica padrões de parametrização,
- consolida comportamentos no RTC,
- gera relatórios e indicadores a partir da base existente.
Quando a base está poluída, o resultado é previsível:
- regras fiscais aplicadas a itens que não existem mais,
- testes feitos com produtos ou serviços descontinuados,
- inconsistência entre estoque, faturamento e fiscal,
- ruído na leitura do novo sistema.
Não é um problema jurídico.
É um problema estrutural de dados.
2. O que são cadastros obsoletos (na prática)
Para fins da Ação 23, consideram-se obsoletos, por exemplo:
- produtos ou serviços sem movimentação há anos,
- itens duplicados com descrições diferentes,
- códigos criados para situações pontuais que nunca foram encerradas,
- cadastros antigos mantidos “por segurança”,
- clientes e fornecedores inativos,
- centros de custo sem uso real,
- naturezas de operação que não refletem mais a prática.
Esses cadastros continuam existindo no sistema, mesmo sem refletir a operação atual.
3. O risco de manter “tudo ativo” em 2026
Manter cadastros obsoletos ativos gera:
- acionamento indevido de regras fiscais,
- dificuldade de parametrização para IBS e CBS,
- erros de classificação recorrentes,
- aumento de exceções manuais,
- retrabalho constante do fiscal.
No ano-teste, isso distorce:
- a qualidade dos documentos fiscais emitidos,
- os relatórios de inconsistência,
- a leitura do comportamento da empresa.
4. O objetivo da racionalização
A Ação 23 não é uma exclusão indiscriminada.
Ela busca:
- identificar o que não representa mais a operação,
- inativar o que não deve participar dos testes,
- concentrar os testes nos fluxos reais,
- reduzir exceções artificiais.
Menos cadastros ativos = mais clareza operacional.
5. Como executar a Ação 23 de forma prática
Uma abordagem funcional envolve:
- listar produtos e serviços sem movimentação recente,
- identificar duplicidades e versões paralelas,
- avaliar se itens “históricos” precisam estar ativos,
- inativar clientes e fornecedores sem operação,
- revisar naturezas e categorias sem uso real,
- documentar critérios de inativação.
O foco é qualidade da base, não volume.
6. Relação com as demais ações da série
A Ação 23 se conecta diretamente com:
- Ação 2 — cadastros essenciais,
- Ação 3 — fluxo mínimo de conferência,
- Ação 18 — painel do ano-teste,
- Ação 25 — leitura do IBS/CBS no ERP.
Sem base limpa, todas essas ações perdem efetividade.
Objetivo real da Ação 23
A Ação 23 existe para:
- reduzir ruído no ano-teste,
- permitir parametrização mais confiável,
- facilitar a leitura dos erros reais,
- evitar que o sistema aprenda com exceções,
- preparar o ERP para a transição.
Resultado esperado
Ao final da Ação 23, a empresa deve ter:
- base de dados mais enxuta,
- menos exceções artificiais,
- testes mais claros,
- menor retrabalho fiscal,
- maior confiabilidade nos dados de 2026.
Na Reforma Tributária, sistema não erra sozinho. Ele apenas repete o que aprende.
Limpar a base em 2026 é garantir que o aprendizado seja correto.
