Depois de mapear operações, contratos, exceções, serviços complexos e regras de convivência dos sistemas, existe um ponto que costuma ser subestimado — mas que define o sucesso ou o fracasso do ano-teste:
a organização dos documentos e informações fiscais de 2026.
A Ação 28 trata de estruturar um repositório fiscal mínimo, pensado especificamente para o ano-teste da Reforma Tributária, garantindo rastreabilidade, consistência e capacidade de análise.
1. Por que organizar arquivos virou tema estratégico
No modelo atual, muitas empresas:
- guardam documentos apenas para cumprir obrigação legal,
- misturam arquivos fiscais, contábeis e operacionais,
- dependem de pessoas específicas para “achar” informações,
- só organizam dados quando surge um problema.
Na Reforma Tributária, isso muda porque:
- o volume de informações aumenta,
- IBS e CBS exigem leitura histórica das operações,
- o RTC passa a concentrar dados relevantes,
- auditorias e fiscalizações tendem a ser mais orientadas por dados.
Sem organização, o problema não é falta de documento, é falta de leitura.
2. O que é um repositório fiscal para o ano-teste
Não é apenas uma pasta de XML.
É uma estrutura que permita:
- localizar documentos rapidamente,
- entender o contexto da operação,
- vincular documento, contrato e decisão,
- acompanhar ajustes feitos ao longo de 2026,
- comparar comportamento entre sistema atual e novo.
O repositório serve para aprender com o ano-teste.
3. O que deve estar organizado no mínimo
Para a Ação 28, o repositório precisa conter, ao menos:
- XML de NF-e, NFS-e (ambiente local e nacional), CT-e e documentos correlatos,
- arquivos de escrituração (atuais e do novo sistema, quando disponíveis),
- relatórios internos de inconsistências e ajustes,
- registros de exceções operacionais decididas ao longo do ano,
- contratos vinculados às operações relevantes,
- documentos de suporte (políticas, manuais, fluxos).
Não é quantidade. É capacidade de leitura.
4. Separar 2026 do “arquivo histórico”
Um erro comum é misturar:
- arquivos do ano-teste,
- com documentos de anos anteriores,
- com dados que não dialogam com o novo sistema.
A Ação 28 exige que 2026 tenha:
- pasta própria,
- critérios próprios,
- organização pensada para transição.
Isso facilita análise, revisão e correção.
5. Governança de arquivos: quem cuida do quê
Não adianta organizar se:
- ninguém sabe quem mantém,
- ninguém atualiza,
- ninguém valida.
A Ação 28 pede que a empresa defina:
- responsável pelo repositório,
- regras mínimas de atualização,
- padrão de nomenclatura,
- critério de versionamento.
Organização sem governança não se sustenta.
6. Relação com fiscalização e penalidades
Mesmo sem recolhimento financeiro relevante em 2026:
- as obrigações acessórias continuam existindo,
- inconsistências precisam ser explicadas,
- documentos precisam ser apresentados.
Um repositório bem organizado:
- reduz tempo de resposta,
- evita autuações por falha formal,
- facilita defesa e esclarecimentos,
- dá segurança à empresa.
7. O que a Ação 28 NÃO exige
Ela não exige:
- sistema novo,
- software caro,
- automação complexa,
- mudança estrutural imediata.
Ela exige organização consciente e mínima.
Resultado esperado
Ao final da Ação 28, a empresa deve ter:
- arquivos de 2026 organizados,
- rastreabilidade das decisões tomadas,
- menos dependência de pessoas,
- mais clareza para análise,
- base sólida para o novo sistema.
Na Reforma Tributária, quem não organiza dados não consegue interpretar o sistema.
