Nota Técnica, Split Payment e SPED: o que é cada um e por que não se confundem.
A reforma tributária deixou de ser uma proposta e se tornou realidade. Com a promulgação da Emenda Constitucional nº 132/2023 e a publicação das primeiras Leis Complementares, o Brasil iniciou um verdadeiro road map — um plano de rota — para a implantação de um novo sistema tributário que se estenderá até 2033.
Esse caminho envolve diversas fases: transição de tributos, testes operacionais, novas obrigações acessórias, criação de comitês gestores, mudanças de regime e reestruturação das operações empresariais. Para acompanhá-lo com clareza, é fundamental separar conceitos técnicos, interpretar corretamente as normas e evitar confusões comuns — muitas vezes ampliadas pelas redes sociais.
Pensando nisso, esta é a primeira edição da nossa série ROAD MAP da Reforma Tributária, criada para orientar empresas, profissionais tributários e tomadores de decisão sobre os principais marcos e desafios dessa jornada de transformação.
1. Adequações dos Documentos Fiscais Eletrônicos: mudanças obrigatórias para 2025
Com a implementação da reforma tributária em curso, as empresas precisam estar cientes de que os documentos fiscais eletrônicos — como NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e nacional — já estão sendo adaptados para contemplar os novos tributos: o IBS, a CBS e o Imposto Seletivo (IS). Essas alterações não são facultativas.
As Notas Técnicas publicadas entre o final de 2024 e 2025 introduziram modificações estruturais importantes nos leiautes fiscais, com criação de novos campos e eventos obrigatórios. Embora em um primeiro momento o preenchimento de alguns desses campos seja opcional, o calendário de validação já está definido:
- Até julho de 2025, as empresas devem adaptar seus sistemas para incluir os novos campos, mesmo que o uso ainda seja facultativo;
- A partir de outubro de 2025, essas estruturas passam a ser obrigatórias em homologação, com validações ativas;
- Em janeiro de 2026, os campos relativos ao IBS e à CBS serão exigidos em produção, com regras de validação aplicadas e rejeição de arquivos em desacordo.
Ou seja, as empresas que não se prepararem ainda em 2025 poderão travar sua operação a partir de 2026, com impacto direto na emissão de documentos fiscais.
Isso exige, desde já:
- Revisão dos sistemas emissores de documentos fiscais (próprios ou de terceiros);
- Atualização dos ERPs e integrações com as novas regras de validação;
- Acompanhamento constante das versões das notas técnicas, que ainda estão em processo de ajustes, conforme indicam os próprios órgãos responsáveis.
O mesmo se aplica à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) no padrão nacional, que também está sendo adaptada com base na EC 132/2023 e na LC 214/2025, com novos agrupamentos de campos e estrutura baseada na Declaração de Prestação de Serviços (DPS). As atualizações também terão caráter obrigatório a partir de 2026.
Na prática, isso significa que a empresa que não adaptar seu sistema ainda em 2025 pode ser impedida de emitir notas fiscais a partir de 2026.
E quando a empresa não consegue emitir nota, ela não consegue vender, faturar ou entregar mercadorias e serviços de forma regular. Além disso, o comprador também pode recusar o recebimento se a nota não estiver adequada aos novos padrões. O resultado imediato é o travamento das operações comerciais e de caixa da empresa.
Por isso, é essencial que as equipes fiscais, contábeis, de tecnologia e os fornecedores de sistemas já estejam atuando nas adaptações exigidas pelas notas técnicas. Essa é uma etapa crítica do processo de transição e não pode ser deixada para a última hora.
2. Split Payment: não é exigido agora, mas seus efeitos precisam ser mensurados
O split payment — ou pagamento fracionado — é um modelo no qual o valor do tributo é automaticamente destacado no momento do pagamento da operação, sendo enviado diretamente ao Fisco. Embora seja um dos temas mais discutidos em torno da reforma tributária, ele ainda não precisa ser implementado pelas empresas.
Segundo a Receita Federal, o sistema será desenvolvido pelo Serpro, com testes previstos para 2026 e adoção gradual, por setores, a partir de 2027. Ou seja, não há exigência legal vigente, nem obrigação de adequação neste momento.
No entanto, seus efeitos operacionais e financeiros precisam ser mensurados desde já. O modelo tem potencial de gerar impactos significativos nos negócios, como:
- Redução do valor líquido recebido por venda, com influência direta no fluxo de caixa;
- Dependência de validação fiscal em tempo real, o que pode travar processos de venda ou faturamento;
- Mudança no relacionamento com intermediários financeiros, adquirentes e plataformas de pagamento;
- Reestruturação de rotinas de conciliação, cobrança e repasse, especialmente em empresas com alto volume de transações;
- Possíveis novos custos operacionais ou tecnológicos, ainda sem definição clara.
A adoção do split pode representar uma mudança estrutural no modelo de operação de muitas empresas — especialmente no varejo e no e-commerce. Por isso, mesmo sem exigência imediata, é recomendável que os gestores iniciem o mapeamento dos processos impactados e projetem cenários com e sem o split, antecipando ajustes que podem ser complexos.
Resumo: o split payment ainda está em construção, mas seus efeitos devem entrar no radar das empresas agora. Quem se antecipa, ganha tempo e clareza para planejar.
3. SPED: escrituração fiscal segue como está — com ajustes pontuais
Com a proximidade da entrada em vigor dos novos tributos da reforma tributária — como o IBS, a CBS e o Imposto Seletivo (IS) — muitas empresas têm dúvidas sobre como essas informações serão tratadas no SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) e na EFD Contribuições. A resposta é direta: o SPED continua com as mesmas regras atuais, e os novos tributos não serão informados nesses registros.
De acordo com as atualizações do Guia Prático da EFD ICMS/IPI – versão 3.1.9, os documentos fiscais emitidos exclusivamente com informações dos novos tributos não devem ser escriturados nos registros da escrituração do ICMS e do IPI. O Registro C100, por exemplo, continua válido para NF-e (cód. 55), NFC-e (cód. 65) e demais modelos, mas apenas quando envolvem operações com ICMS e IPI. Se o documento tratar apenas de IBS, CBS ou IS, ele não será levado ao SPED Fiscal.
Além disso, no Registro C190 (registro analítico do documento), os valores de IBS, CBS e IS não devem ser somados ao campo de valor da operação (VL_OPR). Isso reforça que a escrituração segue restrita aos tributos “antigos”, conforme orientação técnica.
Em relação à EFD Contribuições, a Receita Federal já sinalizou que, com a extinção do PIS e da COFINS, essa obrigação será descontinuada. A CBS terá seu próprio sistema de apuração e escrituração — ainda em fase de desenvolvimento — e não será incorporada ao modelo atual do SPED.
Conclusão: As empresas devem manter seus processos de escrituração fiscal conforme já praticam hoje. A reforma tributária não muda, neste momento, o conteúdo do SPED Fiscal. Os documentos fiscais devem ser escriturados normalmente, mas sem incluir os campos específicos dos novos tributos. Novos sistemas de apuração e escrituração serão desenvolvidos para o IBS e a CBS, e esse será um outro capítulo do ROAD MAP.
Conclusão – O que sua empresa precisa saber e fazer agora
Com base nos pontos tratados nesta primeira parte do ROAD MAP, veja as principais ações que sua empresa deve considerar desde já:
- Adequação dos documentos fiscais eletrônicos é obrigatória em 2025
Atualize seus sistemas emissores (NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e nacional) com os novos campos relacionados ao IBS, CBS e IS. A partir de outubro de 2025 em homologação e janeiro de 2026 em produção, os documentos que não estiverem no novo padrão poderão ser rejeitados. - Split payment ainda não precisa ser implementado, mas seus efeitos devem ser mapeados
Avalie como esse modelo pode impactar fluxo de caixa, conciliação financeira, meios de pagamento e experiência do cliente. Ele deve começar a ser testado em 2026, com possível implantação gradual a partir de 2027. - SPED Fiscal (ICMS/IPI) continua com as mesmas regras
A escrituração segue restrita aos tributos atuais. Não devem ser informados os valores de IBS, CBS ou IS nos registros da EFD ICMS/IPI. As empresas devem continuar escriturando apenas os documentos que já registram hoje. - A EFD Contribuições será extinta com a saída do PIS e da COFINS
A CBS terá um novo sistema próprio de apuração, que ainda será regulamentado. Acompanhe os desdobramentos. - Comece a envolver as áreas fiscal, contábil, TI e comercial na revisão de processos
A reforma afeta sistemas, obrigações e até modelos de negócio. Mapear riscos e dependências internas agora evita prejuízos no curto prazo.
Esta é apenas a Parte 01 do nosso ROAD MAP. Nas próximas edições, vamos aprofundar temas como transição entre sistemas, créditos de IBS/CBS, regimes específicos e a reestruturação das obrigações acessórias.
